Một số điều cần biết trong hoạt động đối ngoại

13/06/2012

Là những cán bộ, công chức, viên chức hoạt động trong lĩnh vực đối ngoại, công tác đón và tiếp khách nước ngoài có vai trò rất quan trọng cần có những chuẩn mực đảm bảo tính lịch thiệp. Bởi lẽ, thông qua những hành vi, cử chỉ, lời nói, cách đối xử của bản thân người tiếp đón, từ đó họ sẽ đánh giá cả xã hội, con người của đất nước nơi họ đến.

Một số điều cần thiết trong hoạt động đón tiếp:

- Chào hỏi

+     Nam chào nữ trước;

+     Người ít tuổi chào người cao tuổi;

+     Người có địa vị thấp chào người có địa vị cao;

+     Người từ ngoài phòng bước vào chào người đã ở trong phòng;

+     Phụ nữ chào người cao tuổi hơn, hoặc chức vụ cao hoặc người tu hành;

+     Nam phải đứng lên để chào nữ nhưng nữ vẫn được phép ngồi để chào lại;

+     Khi chào không được ngậm thuốc lá, không được đút tay vào túi, miệng không được nhai gì.

+     Khi chào phải dùng tay phải cầm hẳn mũ, nón ra rồi chào chứ không đội mũ nón chào.

+     Người được chào phải có bổn phận đáp lại lời chào.

+     Khi chào phải tỏ thái độ đúng mực, tỏ lòng thân thiện, tôn kính.

- Bắt tay

+     Bắt tay là một cách biểu lộ tình cảm, khi bắt tay nên tỏ thái độ niềm nở, chân thành nhưng không quá suồng sã, dùng tay phải bắt tay phải của người kia, mắt nhìn thẳng vào người đó, miệng tươi cười kín đáo, thân mật, người hơi nghiêng về phía người đó (nhưng không cúi gập).

+     Không nắm tay người khác quá lâu hoặc quá nhanh;

+     Bắt tay thật đậm đà, thẳng thắn, không gượng gạo, không hời hợt, không bóp mạnh, không rung lắc, không giằng co.

+     Tư thế bắt tay phải đàng hoàng, đĩnh đạc.

+     Chưa quen biết không được chủ động bắt tay mà phải chờ giới thiệu đã;

+     Không chủ động bắt tay người cao tuổi hơn hoặc có chức vụ cao hơn hoặc phụ nữ;

+     Khi gặp hai vợ chồng thì bắt tay người vợ trước.

+     Không cùng một lúc bắt tay hai người, không bắt chéo tay;

+     Không đứng trên bậc thang bắt tay người ở dưới bậc;

+     Không dùng tay trái để bắt tay;

+     Đang ngồi khi khách tới phải đứng dậy để bắt tay;

+     Khi bắt tay phải tháo găng (phụ nữ thì không phải tháo);

+     Phụ nữ không được chủ động bắt tay người cao tuổi hơn hoặc có chức vụ cao hơn hoặc nhà tu hành;

+     Chú ý phong tục một số nước không bắt tay mà chắp hai tay trước ngực (nhất là phụ nữ) khẽ gật đầu. Trong trường hợp đó ta không được bắt tay mà phải làm như họ.

+     Nhiều nước Âu - Mỹ có tập quán hôn tay nữ. Nếu phụ nữ xoè tay ra thì bắt tay nhưng họ đưa úp bàn tay thì ta nâng bàn tay lên và hôn vào mu bàn tay.

- Giới thiệu

Bất luận nơi nào nếu ta thấy cần cho những người đã quen biết mình, quen biết nhau thì ta nên giới thiệu:

+     Giới thiệu người ít tuổi cho người cao tuổi;

+     Giới thiệu người có địa vị thấp cho người có địa vị cao;

+     Giới thiệu nam giới cho nữ giới;

+     Giới thiệu phụ nữ cho người cao tuổi hơn, có địa vị cao hơn hoặc tu hành;

+     Giới thiệu anh em thân quyến cho khách lạ;

+     Giới thiệu bạn, người quen cho cha mẹ mình;

+     Nếu hai người cùng tuổi, cùng địa vị thì giới thiệu người đến sau cho người đến trước;

+     Nếu hai người mà người ít tuổi có chức vụ cao thì giới thiệu người ít tuổi cho người cao tuổi theo nguyên tắc “kính lão đắc thọ”.

+     Trong lúc giới thiệu, phụ nữ có thể vẫn ngồi trừ trường hợp người kia là người cao tuổi hơn, chức vụ cao hơn hoặc tu hành;

+     Giới thiệu tên, chức vụ (ví dụ: Đ/c A chủ tịch UBND huyện...)

+     Trong các buổi lễ chính thức, giới thiệu chức vụ trước rồi mới đến tên (vd: Chủ tịch UBND huyện......... đồng chí Nguyễn Văn A);

+     Chỉ giới thiệu chức vụ và tên, không giới thiệu rườm rà như kiểu giới thiệu tóm tắt lý lịch hoặc tiểu sử bản thân;

+     Sau khi được giới thiệu phải chào hỏi và bắt tay, nói những lời như: (rất hân hạnh được làm quen với bà, anh...);

- Cách nói chuyện

+     Tránh nói quá to hoặc quá nhỏ;

+        Nói chuyện vui vẻ hoà nhã, không thô tục, không nói xấu, bình phẩm người khác;

+     Không ngắt lời người khác;

+     Không nói chèn, nói đế, nói leo;

+     Không nói dai, nói liến thoắng;

+     Chỗ đông người không nói chuyện mà một hai người hiểu với nhau;

+     Thái độ nói chuyện điềm đạm khiêm tốn, không vung tay, chỉ vào người khác;

- Cách đi đứng

+     Đi đứng trong tư thế đàng hoàng, chững chạc, không quá vội, không quá chậm chạp;

+     Phải biết nhường đường; không chen lấn, xô đẩy;

+     Không nhìn ngang, liếc dọc, nhìn chằm chằm vào ai;

- Ăn mặc

+     Ăn mặc gọn gàng, sạch sẽ, không hở hang, quần áo là phẳng, không nhàu nát;

+     Khi đến dự các buổi lễ long trọng phải mặc nghiêm túc lịch thiệp;

+     Không để các vật dụng như bao thuốc, bật lửa, bút kính hoặc lược ở túi áo quần nhất là túi áo ngực;

- Dùng danh thiếp

Danh thiếp dùng để giới thiệu, thiết lập và giữ mối quan hệ. Danh thiếp in bằng giấy cứng. Trên danh thiếp có in tên, chức vụ, địa chỉ, số điện thoại, fax...

Cách dùng:

+     Khi làm quen trao danh thiếp cho nhau;

+     Dùng để chia buồn, chúc mừng, cảm ơn;

+     Không dùng danh thiếp nhàu nát, bẩn, cũ.

+     Khi nhận danh thiếp ta phải gửi đáp lại trong vòng 24 giờ không được muộn hơn.

- Làm khách

+     Trước khi vào phòng phải gõ cửa khi được sự đồng ý mới được vào;

+     Vào phòng, chủ chưa ngồi thì không được ngồi;

+     Vào phòng người khác phải tắt thuốc lá;

+     Ngồi với tư thế đàng hoàng, ngay ngắn, không sờ mó vào các đồ vật trong phòng người khác, không tự động uống nước khi chủ chưa mời;

+     Không ngồi quá lâu;

+     Trước khi về phải xin phép mới chào ra về.

- Tiếp khách

+     Nên tỏ thái độ niềm nở từ đầu đến cuối;

+     Không xem đồng hồ khi tiếp khách;

+     Tiễn khách ra cửa khi khách về.

- Ôm hôn

Chỉ ôm hôn khi người khác có ý muốn ôm hôn để chào hỏi mình; thường là hôn chạm vào má, không hôn lên trán, môi.

- Cách trả lời điện thoại

+     Khi có người nước ngoài gọi điện thoại đến cơ quan ta cần phải nghe cho đủ các chi tiết sau:

+     Ai gọi đến, gọi từ cơ quan nào tới? Gọi về việc gì? Cấp bậc của khách, tên của khách chính, khách bao nhiêu người; sử dụng ngôn ngữ gì? thời gian xin gặp?

+     Địa chỉ và số điện thoại của khách.

- Khiêu vũ cần chú ý một số điều sau:

+     Nếu muốn mời ai nhảy cần đến trước mặt người mình định mời, đưa tay phải hướng về người đó, mắt nhìn vào người đó và nói: thưa cô, thưa bà...

+     Phải xin phép người đàn ông ngồi cạnh với người mình mời nhảy;

+     Nam mời nữ, trừ điệu van thì nữ có thể mời nam;

+     Không ôm sát bạn nhảy vào mình, không có cử chỉ quá suồng sã;

+     Không chê bai, hờ hững với bạn nhảy hoặc đang nhảy với người này lại nhòm ngó sang người khác;

+     Không buông bạn nhảy giữa sàn nhảy dù không muốn nhảy với bạn đó nữa;

+     Dứt nhạc phải mời bạn nhảy trở lại bàn của họ;

+     Bạn nữ được mời nhảy cũng nên có thái độ đáp lại. Nếu vì lý do nào đó không nhảy được thì nói “xin lỗi, tôi không sành điệu điều này lắm” hoặc “tôi đã nhận nhảy điệu này với người khác, xin ông/anh thứ cho” không được nói “tôi mệt lắm”, “tôi không thích”...

Các tin đã đưa ngày: