Lễ tân Ngoại giao: giới thiệu và tự giới thiệu

08/05/2013

Trong những sự kiện công cộng cũng như riêng tư, việc giới thiệu khách với nhau tạo nên nhân tố chủ yếu cho thành công của sự kiện đó. Chủ động làm quen trước hết là trách nhiệm của chủ nhân nhưng cũng là trách nhiệm của cán bộ lễ tân, anh ta phải thực thi trách nhiệm đó và đôi khi phải trực tiếp can thiệp. Như vậy, người cán bộ lễ tân sẽ thể hiện sự lịch thiệp của chủ nhân và làm tăng thêm uy tín của ông ta.

1. Giới thiệu ngắn gọn

Tạo điều kiện để mọi người làm quen với nhau là một công việc quan trọng, một chức năng trực tiếp và chủ yếu để một hoạt động diễn ra tốt đẹp, dù hoạt động đó là chính thức hay riêng tư. Cử chỉ gần gũi ấy diễn ra như một thời điểm bản lề, đánh dấu bước đầu của một hoạt động. Nhưng thời gian giới thiệu bao giờ cũng hạn chế. Bởi vậy, nên sử dụng thời gian đó sao cho tốt nhất để luôn luôn phục vụ cho mục tiêu giao tiếp.

Để cho việc trao đổi giữa những người có mặt được thuận tiện, nên ưu tiên cách thức nào có hiệu quả và nhanh chóng: “một động tác phá vỡ sự im lặng” phải ngắn gọn… Thông lệ là nêu lần lượt tên và chức danh mọi người. “Thưa ngài thị trưởng, tôi xin giới thiệu với ngài ông Robert Morrissette, giám đốc…”. Sau đó, ta nói tiếp: “Thưa ngài Morrissette hoặc thưa ngài giám đốc, tôi xin giới thiệu ngài thị trưởng hoặc ông X, thị trưởng…”

Quy tắc này đôi khi cũng được dùng sử dụng để giới thiệu chính thức hai nhân vật cùng cấp, chẳng hạn hai quốc trưởng hoặc hai đại sứ, với lý do là trong thời điểm ta đang sống mọi thứ, mọi hoạt động xã hội đều được tính bằng giây, bằng phút. Điều quan trọng là từ nay về sau phải làm được đến mức tối đa trong một thời gian tối thiểu mà vẫn tốt. Vậy không cần phải nhắc thêm chức danh và tên khi đảo người được giới thiệu với người cần được giới thiệu. Mục tiêu là làm sao cho họ biết ai với ai, nên người ta chỉ cần nói: “ Thưa ngài thị trưởng, tôi xin giới thiệu ông Robert Morrrissette, giám đốc…”

Cách thức này đã hàm ý: “ Thưa ngài Morrissette, tôi xin giới thiệu ngài thị trưởng”, và như vậy đã đủ để làm tròn trách nhiệm rồi. Không nên do dự khi phải điều chỉnh lối giới thiệu trong chừng mực vẫn có thể đạt được mục tiêu cần làm. Để cho ngắn gọn hơn, ta có thể bằng một cử chỉ hướng tay về phía ông Morrissette và nói một cách giản đơn: “ Ngài Morissette, giám đốc”.

Để làm cho việc giới thiệu nhanh hơn khi nhiều người cần giới thiệu đang xếp hàng đợi, hoặc quên không nhớ tên người đó thì chỉ cần nêu chức danh thôi cũng được: “Thưa ngài thị trưởng tôi xin giới thiệu với ngài ông giám đốc…” hoặc giả: “Thưa ngài thị trưởng: ông giám đốc…” hoặc cho trực tiếp hơn ta nói kèm theo cử chỉ của bàn tay: “Ông giám đốc…”.

Việc nêu thêm họ tên là cách làm tốt nhất vì mọi người đều rất nhạy cảm với cách xưng hô này. Trong những cuộc họp có số lượng ít người, nhất là ta tiếp tại nhà, bằng bất cứ giá nào cũng làm như thế. Điều đó, làm khách thoải mái mà chủ nhà cũng hoàn thành việc giới thiệu của mình.

Tuy nhiên, nếu phải lựa chọn giữa nêu chức danh và tên, thì nêu chức danh tốt hơn, đặc biệt đó là một hoạt động chính thức hoặc hoạt động làm ăn. Nhưng khách được mời do chức vụ họ giữ trong xã hội hoặc do nghề nghiệp của họ, thì nêu chức danh khi giới thiệu là đủ.

- Giới thiệu người có chức danh gây chú ý đối với người có chức vụ tương tự, nhất là có khách nước ngoài.

- Giới thiệu chức danh làm cho thuận tiện việc chọn người nói chuyện có lợi nhất cho mình.

- Giới thiệu chức danh sẽ giúp khơi mào câu chuyện.

- Với chức danh của đương sự, ta có thể dễ dàng hỏi họ tên ông ta hơn và tạo ra cảm nghĩ rằng ta quan tâm đến người đó với tư cách cá nhân chứ không chỉ chức vụ.

- Thật không lịch thiệp nếu phải nêu chức danh khi mà bản thân người đó đã được biết đến và như vậy chứng tỏ rằng sự nổi danh của người này chỉ là tương đối mà thôi.

Trong quan hệ thân tình, chức danh ít quan trọng. Chính vì những lý do cá nhân mà người ta lui tới nhau, bởi vậy ta chỉ cần giới thiệu một cách giản đơn: “Thưa bà Lafleur, tôi xin giới thiệu với bà ông Lafortune” và thêm vài lời đủ giúp cho hai người nói chuyện được với nhau: “Bà Francoise từng học kinh tế như ông, nếu tôi nhớ không lầm”, hoặc tiếp nữa là “Tôi nghĩ rằng cả hai người đều ham mê bóng đá”.

Bằng những chỉ dẫn đại loại như thế, hai người mà ta vừa giới thiệu tiếp nhận sự khơi mào cho việc trao đổi đầu tiên của họ. Nếu giới thiệu một đôi vợ chồng thì sao? Có hai khả năng: “Thưa bà bộ trưởng, tôi xin giới thiệu với bà ông Robert Morrissette, giám đốc… và phu nhân”.

Lúc giới thiệu điều quan trọng là phải nhớ rằng từ nền văn hoá này sang nền văn hoá khác, họ tên một người, không phải theo cùng thứ tự như nhau. Chẳng hạn, tiếng Pháp cũng như tiếng Anh ta đặt tên trước họ. Chính vì vậy mà một người tên là Pierre Lafleur phải được giới thiệu là ông Lafleur chứ không nói là ông Pierre. Ở nhiều nước như Trung Quốc, Campuchia cũng như Việt Nam, họ được đặt trước tên.

2. Thứ bậc trong giới thiệu

Theo thói quen thông dụng nhất thì người ít quan trọng phải được giới thiệu với người quan trọng hơn: cấp dưới với câp trên, người trẻ với người già hơn, người sở tại với khách tới thăm, bạn bè thân thiết với những người thân hơn và người mới tới với người tới trước.

Những nguyên tắc đó đan chéo nhau, phải được áp dụng tuỳ theo mỗi hoàn cảnh.

Vua chúa một nước, tổng thống, thủ tướng là nhân vật hàng đầu, bởi thế không cần thiết phải giới thiệu. Cuộc sống hàng ngày vốn đã làm họ nôỉ tiếng hoặc chí ít thì những người bình thường cũng đã nhận ra họ ngay.

Theo phép lịch sự nên giới thiệu nam giới với phụ nữ, ngoại trừ chính sách, quốc trưởng hay thủ tướng, chức sắc giáo hội, bộ trưởng, đại sứ, thậm chí cả khách danh dự trong hoạt động mà ta tham gia: “Thưa ngài thủ tướng, tôi có thể giới thiệu với ngài bà Elizabeth Matthieu” hoặc giả “bà giám đốc…”

Theo phép lịch sự người tiếp đón và người được giới thiệu có nghĩa vụ giơ tay ra bắt. Nhưng thông thường phụ nữ chủ động giơ tay cho người đàn ông bắt.

3. Tự giới thiệu

Cũng như việc chủ nhân lịch sự phải lo sao cho các khách mời được giới thiệu với nhau, thì khách cũng phải chủ động đừng ngại ngần tự giới thiệu nếu bản thân khách thấy cần, chẳng phải là theo quy định thì người đến sau vào phòng tự giới thiệu với những người đến trước rồi sao. Vả lại, nếu cứ đứng ở một góc ra chiều nghĩ ngợi và im lặng tạo ra cảm giác như mình buồn chán với cuộc tiếp chỉ chứng tỏ mình thiếu lịch thiệp. Chúng ta phải hoà nhập với mọi người , chào hỏi những người ta đã biết và bắt quen với người mới lạ. Điều đó chả có lỗi gì hết. Việc tiếp xúc lẫn nhau chẳng phải là mục đích đầu tiên của mọi hoạt động xã hội đó sao? Nếu như hoàn cảnh không cho phép ta được giới thiệu với những khách mời khác thì ta phải tự làm lấy. Việc quan trọng nhất đối với ta là “ sự thành công” trong hoạt động mà ta tham gia.

Bằng cách nào? Ta tiến lại gần và nói: “ Xin chào (buổi sáng hay buổi tối), tôi tin rằng chúng ta đã không được giới thiệu phải không?” và chìa tay ra, nói thêm: “ Tôi tên là…” Ta nói đủ họ tên chứ đừng nói tên không thôi và ta cũng đừng thêm “ông” hay “bà” gì cả. Theo thói quen thì người được chào trả lời ngay bằng cách tự giới thiệu lại. Nếu thấy có lợi, ta tiếp tục nêu chức danh và thế là cuộc nói chuyện được tiến hành. Cho nhanh gọn hơn, ta chỉ cần chìa tay và xưng danh, như ta làm để chào khách cùng bàn ta ngồi. Công thức “ hân hạnh được gặp một người như ngài”, kèm theo tên người mà ta muốn giới thiệu với một người khác quá ư trịch thượng, nên thực ra không phải là công thức lịch thiệp, hơn nữa đó là cách sao chép từ tiếng Anh.

Ta cũng không nên do dự tự giới thiệu với một người dường như đã quên ta bằng cách nhanh chóng và dứt khoát nêu họ tên người đó, nhắc lại (nếu thấy cần thiết) hoàn cảnh của cuộc gặp mặt mới đây nhất hoặc mối quan hệ giữa ta và họ. Bằng cách ấy, ta tránh được cảm giác khó chịu vì bị người ta không nhận ta dù chỉ sau có vài phút vừa nói chuyện, nhất là trước mặt những người khác.

Các tin đã đưa ngày: