Lễ tân ngoại giao: giới thiệu và tự giới thiệu (tiếp theo)

27/05/2013

4. Việc đón tiếp các nhân vật quan trọng

Với một nhân vật quan trọng tham gia một hoạt động thì bản thân nó đã mang một thông điệp nhất định. Nếu không phải thế thì vì sao, trong phần lớn các trường hợp chúng ta phải tìm mọi cách, đôi khi nhờ cả sự can thiệp của người thứ ba và mất khá nhiều thời gian để mời được nhân vật đó đến?

Bởi vậy, đương nhiên phải dành cho nhân vật đó một sự quan tâm tương ứng với vai trò của họ.

Trước tiên phải lo việc thông báo trước cho nhân vật đó về diễn biến của hoạt động bằng cách gửi trước chương trình. Thậm chí dù chưa hoàn hảo, ta cũng nên chuyển cho nhân vật đó một dự thảo chương trình càng sớm càng tốt. Cách làm này sẽ làm cho ông ta yên tâm rằng vai trò của ông ta đúng như những mong đợi đã được biểu lộ với ông để nếu cần ông có thể gợi ý một vài thay đổi. Chương trình càng được biết sớm, những thêm thắt càng dễ và những sửa đổi bực mình vào phút chót vốn thường có càng ít xảy ra.

Tiếp sau dự thảo chương trình, vài ngày trước hoạt động hay ngày hôm trước hoặc cùng ngày, ta gửi tiếp bản cuối cùng. Như vậy, nhân vật đó sẽ làm quen với trách nhiệm đặc biệt của mình. Nếu những nhân vật khác cũng phải được chú ý đặc biệt nhưng thuộc hạng hai thôi thì cũng nên xử sự tương tự với họ, mặc dù chỉ cần gửi cho họ bản cuối cùng là đủ rồi.

Trong ngày diễn ra hoạt động, để tỏ ra thận trọng và cung kính ta nên gặp người đó tại phòng làm việc, tại khách sạn hoặc nhà riêng để đảm bảo người đó sẽ đến, như thế mới tránh được những chậm trễ có thể gây hậu quả không hay đối với tiến trình của toàn bộ hoạt động.

Ngay khi vào nhà, khách danh dự phải được chăm lo chu đáo ngay để khách khỏi phải xếp hàng đợi gửi mũ hoặc áo chẳng hạn. Chúng ta nên nhớ một trong những chức năng của lễ tân là làm sao để mọi người hành động đúng vai trò ta mong đợi ở họ. Vấn đề là thông qua kiểm tra những chi tiết nhỏ ta sẽ giúp cho những nhân vật lớn hoặc những nhân vật nổi danh ngày hôm đó xử sự theo đúng vị trí của họ trong xã hội, hoặc theo đúng vị trí họ nhất thời giữ vì hoạt động được tổ chức dành cho họ hoặc vì việc họ tham gia làm tăng tầm quan trọng của hoạt động. Ta sẽ không hoàn thành nhiệm vụ nếu như sau khi đã cố mời một vị bộ trưởng, một nhà văn hoặc một nhà thể thao nổi tiếng đến, sau khi đã báo cho tất cả khách mời về sự có mặt của vị đó hoặc đã chỉ rõ sự chủ trì danh dự của vị đó đợi chờ trong đám đông khách đến hoặc đi lại như một người vô danh trong đám khách. Như thế sẽ có mâu thuẫn giữa điều đã được loan báo với điều diễn ra. Bản thân khách mời cũng không thoải mái vì trong hoàn cảnh như thế, ông ta cũng không biết nên tỏ thái độ ra sao.

Vậy thì chủ sẽ dẫn khách danh dự tới một địa điểm đặc biệt: phòng khách, phòng làm việc hoặc bất cứ phòng nào được sắp đặt trước cho mục đích ấy để khách gửi lại đồ cá nhân, nghỉ một chút, chải lại tóc, trừ phi đúng như dự kiến trong kịch bản, vị khách đó cần hòa nhập ngay vào khách mời. Trong trường hợp này, cần dự tính người lo gửi đồ cá nhân của khách.

Nếu cử tọa đông, trên 150 khách mời chẳng hạn và không có việc xếp hàng giới thiệu, cũng nên tập trung những nhân vật quan trọng trong một phòng riêng để giới thiệu khách danh dự với họ. Nhất là những quý bà và quý ông có vai trò quan trọng trong buổi lễ, chẳng hạn như: Phát biểu, giới thiệu một giải thưởng, hoặc cắt băng khánh thành. Như thế ta không chỉ bảo đảm là tất cả các nhân vật đó đến mà còn có thể đi sâu vào phần chính thức của hoạt động sau khi đã cùng họ xem xét kịch bản một lần cuối. Nếu không làm như thế, ta rất có nguy cơ phải khó nhọc tìm kiếm họ trong đám đông, tìm được người này lại mất người kia, trong khi còn phải tìm người khác nữa.

Trong mọi trường hợp đều phải quan tâm tới khách danh dự, dù ông ta ở trong một nhóm nhỏ hay trong đám đông khách mời. Cũng cần nhắc thêm rằng người ta thường thay đổi cách cư xử khi tham gia vào một hoạt động xã hội chính thức. Một nhà chính trị có tiếng, một tài tử điện ảnh hoặc một ca sĩ nổi tiếng cũng có khi bị một đám đông tự nhiên vây quanh vì hâm mộ đến mức cần phải có các biện pháp an ninh, cũng có khi chính họ lại bị lẻ loi giữa hàng trăm người. Vì sao vậy? Vì chính khách mời nhìn nhận như thế và trong những hoạt động có nghi lễ chính thức, họ thường có thái độ thận trọng không lại gần nhân vật quan trọng nếu không được phép. Thường do sợ phạm một điều thất thố, nên những người không có phận sự tìm cách tránh mọi hành động không cần thiết.

Nếu không dự tính việc phải quan tâm, chú ý tới khách danh dự thì thường xảy ra tình trạng phiền lòng cho họ và cho cả người khác. Đó là tình cảnh khách danh dự bị cô độc, cứ như thể có một cái vòng ma thuật cách ly ông ta với mọi người. Quả vậy, biết bao lần ta đã chứng kiến một vị diễn giả của bữa tiệc – toạ đàm bị cô đơn trong số hàng tá người ở bàn danh dự đang uống khai vị trong một phòng khách nhỏ, vì chẳng ai dám lại gần vị đó.

Thường thường thì khách danh dự bao giờ cũng được mọi người vây quanh, nhưng bởi những ai? Bởi những người thân quen đã từng có dịp gặp vị này, bởi những vị khách quấy rầy hoặc những kẻ liều lĩnh chai dạn. Khách danh dự sẽ không có cảm giác khó chịu ví như có một người nào đó được chỉ định rõ ràng, thường là vị chủ nhân đi cùng với khách, tránh cho khách phải chịu cảnh như tù binh hoặc tạo thuận lợi cho khách tiếp xúc với càng nhiều người càng tốt.

Những cử chỉ đó, những sự chăm sóc đó không chỉ là việc làm lịch sự mà còn tạo thuận lợi cho việc giao tiếp và hiểu đúng thông điệp mà sự có mặt của nhân vật đó đem lại.

5. Sai sót của cán bộ lễ tân

Cán bộ lễ tân, lúc làm chức năng trung gian trong việc giới thiệu khách, thường phải giữ gìn cách ứng xử của mình để hoàn thành tốt nhiệm vụ, đó cũng là một trong những chức năng của người giao tiếp.

Một quy tắc lịch thiệp đòi hỏi ta không được nói to ở một cuộc chiêu đãi để khỏi bị chú ý ư? Cán bộ lễ tân về phần mình, lại phải nói to để những người mà mình giới thiệu được mọi người nghe thấy, thu hút sự chú ý đối với việc mình đang tiến hành.

Phải rõ ràng, ngắn gọn: ngay cả một vị tổng thống cũng phải tuân thủ những chỉ dẫn của người chủ lễ vì biết rằng người đó đang giúp mình đóng vai trò nguyên thủ quốc gia. Cán bộ lễ tân thường phải có giọng nói có chút ra lệnh mà vẫn lễ phép. Chẳng hạn để ngắt một cuộc nói chuyện nhằm giới thiệu mọi người. Tuy nhiên, nếu có một quy tắc lịch sự ai cũng biết thì đó chính là quy tắc không được ngắt lời người khác. Dẫu sao cũng phải làm vì cán bộ lễ tân được giao việc đảm bảo diễn biến hoạt động được tốt. Cán bộ lễ tân phải can thiệp để dừng một hoạt động và báo hiệu mở đầu cho một hoạt động khác.

Thường thì cán bộ lễ tân đi trước một vị khách quan trọng để dẫn vị đó vào phòng, vượt trước khách chính là để chỉ đường cho khách và dẫn khách đến với những khách mời mà mình phải giới thiệu, hoặc chỉ chỗ cho khách dĩ nhiên là ở hàng ghế đầu hoặc trên bục cử tọa. Cũng phải lấy tay chỉ, trong khi ở đời thường ta biết là không được làm thế./.

Các tin đã đưa ngày: